提高專案成功幾率的 4 種方法

bitheerani22001

您的專案團隊設計、實施和強化專案的能力對於您的組織的成功至關重要。然而，僅僅存在熟練的專案經理並不足以確保專案成功。整個企業必須重新思考、重組和重新培訓其行為、期望和流程，以提高專案成果和底線結果。
雖然每個專案都是不同的，但每個專案都有跨越行業、學科和地理位置的重要組成部分。為了提高專案成功的幾率，請採取以下四個步驟。
1. 設定明確的目標沒有明確目標的專案注定會失敗。您可能會完成一些事情，但如果您不了解您想要的結果，就沒有什麼值得慶祝的。此外，毫無目的地啟動專案可能會對業務的其他領域造成損害。
首先確定驅動專案團隊的“原因”，讓您的專案走上成功之路。例如，您組織的行銷 全球数据中的海外华人 團隊可能進行了客戶調查，結果顯示滿意度不斷下降。然而，儘管您的呼叫中心的呼叫量創歷史新高，但其每週報告中可能沒有報告任何明顯的呼叫驅動因素。您需要了解導致問題的原因並採取必要的補救措施。
當您開始實施客戶滿意度專案時，請考慮是什麼促使您召開第一次會議，並共同確定您要實現的目標。引導開放、自由的討論，在白板上（數位或類比）記錄想法。專注於記錄問題的可能原因，然後一旦達到平靜狀態，將這些原因分組以確定主題。
將這些主題與您組織的既定目標、使命或願景進行比較。看看它們在哪裡匹配，並利用這些交叉點來確定一組明確的目的和目標。努力實現策略協調，確保專案團隊的職能有助於支持組織更廣泛的目標。設定可實現的里程碑，將更大的目標分解為更小的策略，這可以提高動力和士氣。
2. 將專案計劃植根於研究現在您已經確定了想要完成的目標，是時候逆向工作了。您的專案團隊可能急於開始，尤其是因為有一個明確的問題需要解決。然而，即使專案時間緊迫，我們也有充分的理由花時間進行研究。
如果沒有數據，專案注定會因狹隘思維、誤導性解釋和盲點而失敗。以目前正受到客戶電話困擾的呼叫中心為例。您的團隊的第一個假設是您的網站缺少關鍵資訊。因此，您的 IT 人員改進了網站體驗，但電話不斷打來。
如果您的專案團隊審查了現有數據並尋求新訊息，他們可能會發現一些不同的東西。顧客可能一直在尋求保證他們的購買商品已經在路上。如果是這種情況，更好的貨運追蹤流程和可自訂的警報將提高滿意度。
如果您不充分了解表面不適背後的原因，您的專案就有失敗的風險。回顧組織過去完成的項目，以獲取要點、經驗教訓和基線資訊。 Scour 專案指出，許多好創意被分配到專案停車場，再也找不到了。挖掘現有資源，將其與當今的挑戰相結合，並制定一個由研究支持的專案計劃。
3.建立溝通節奏專案不會自行運行，而是由人來運行，而人們依靠溝通來聯繫、激勵和推動行動。透過建立溝通管道來支持您的努力，提高專案成功完成和持久結果的幾率。
在公司 SharePoint 或 Slack 上設定協作空間，團隊可以在其中簡化溝通。在一個位置發布專案更新、文件並慶祝成功。
制定編輯日曆，專案負責人每週發布更新、分享會議紀錄並徵求意見。使用社交應用程式提出問題、發布笑話並為出色的工作點讚。您的溝通越有吸引力，團隊成員就越有可能回應。
您定期出現在協作空間中也自然有利於利害關係人的長期參與。此外，此類網站的數位特性可讓您追蹤內容參與度。此功能可以幫助您識別任何差距或滯後的注意力，以便您可以採取適當的步驟。
4. 識別和規劃風險及其解決方案制定備用計劃可能是第二天性，但良好的專案管理不僅僅是確定替代解決方案。有效的專案需要對可能影響專案目標的內部和外部風險有一個世界觀。
首先，確定專案最明顯的風險，徵求專案團隊和組織內主要利害關係人的意見。然後，將你的研究帶到外面，回顧你所在行業的同行、研究論文，甚至是關鍵風險因素的頭條新聞。考慮其他項目如何受到這些因素的影響，並將它們與您自己的項目進行比較。
識別出潛在風險後，請評估專案涉及的人員組成部分。即使您的舉措涉及大量技術，但仍有人為因素在起作用。人為錯誤、抗拒改變和違反保密規定都有一個共同的主題：人。
僅僅了解風險並不能解決問題，但預先設計潛在的解決方案可以幫助減輕風險。利用您的研究來指導針對每個已識別風險的解決計劃，並在需要時將團隊成員分配到特定角色。制定好計劃後，您的團隊將做好應對任何變動的準備，同時保持專案步入正軌。